Podstawową zasadą zastosowaną w systemie PROLIB jest zogniskowanie wszystkich procedur bibliotecznych, bibliograficznych i informacyjnych wokół jednej bazy danych, co powoduje, że informacja wprowadzona w jakimkolwiek miejscu systemu staje się od razu widoczna i dostępna w jego wszystkich modułach.  

Wprowadzenie zmiany w jednym miejscu systemu powoduje aktualizację informacji we wszystkich powiązanych z nią rekordach, zaś wszystkie operacje odbywają się w trybie on-line. Zastosowana zasada "kopiuj i wklej" umożliwia przy tworzeniu nowego rekordu bibliograficznego kopiowanie elementów bądź całych opisów bibliograficznych oraz danych powtarzalnych (jak np. nazwiska autorów, miejsca wydania, wydawnictwo, kraj, język hasło przedmiotowe i in.) przejmowanych ze słowników systemowych.

Powyższe cechy pozwalają bibliotece w widoczny sposób usprawnić jej organizację i zoptymalizować koszty funkcjonowania, w tym miedzy innymi:  

• wyeliminować bądź znaczne uprościć pracochłonne, powtarzalne i często dublujące się w różnych działach biblioteki czynności, takie jak opracowanie formalne i rzeczowe dokumentów, akcesja, inwentaryzowanie i ubytkowanie zbiorów, drukowanie kart katalogowych,sporządzanie statystyk i zestawień, ewidencja czytelników i wypożyczeń
  
  
• uprościć proces gromadzenia zbiorów i powiązać funkcje merytoryczne z obsługą finansowo – księgową, co umożliwia zarówno racjonalne planowanie, kontrolę i analizę wydatków, jak i dostosowanie profilu gromadzenia zbiorów do potrzeb czytelników
  
  
• skrócić drogę książki od momentu jej zakupu do momentu udostępnienia czytelnikom, z równoczesnym umożliwieniem obserwacji wszystkich etapów tej drogi, co daje - zarówno bibliotekarzom, jak i użytkownikom - szybką informację o zakupie i dostępności poszukiwanego dokumentu
  
  
• udostępniać informacje o zbiorach własnych bibliotekioraz innych bibliotek, z równoczesną informacją zwrotną o dostępności poszczególnych egzemplarzy oraz możliwością zachowania, wydrukowania w postaci zestawienia bibliograficznego lub przesłania na własne konto e-mailowe, wyników poszukiwań
  
  
• skrócić czas obsługi czytelników i uwolnić bibliotekarzy od czynności związanych z zamawianiem i rezerwacją książek, ich poszukiwaniem bezpośrednio na półkach i w magazynach orazrejestracją wypożyczenia i sporządzaniem statystyk.