Najpoważniejszym wyzwaniem dla bibliotek rozpoczynających pracę w systemie informatycznym jest szybkie napełnienie bazy, retrokonwersja i rzeczowa klasyfikacja zbiorów. Zadaniu temu można sprostać, przynajmniej częściowo, poprzez umożliwienie użytkownikom korzystania z baz danych innych bibliotek oraz implementację słowników i kartotek haseł wzorcowych. 

Moduły obsługi baz  umożliwiają oglądanie i przejmowanie wybranych lub wszystkich rekordów do systemu PROLIB z: 

• z bazy Przewodnika Bibliograficznego Biblioteki Narodowej (w formacie MARC/BN lub USMARC)
• z bazy Czasopisma Nowe, Zawieszone, Zmieniające Tytuł
• z bazy Słownika Języka Haseł Przedmiotowych Biblioteki Narodowej w formacie USMARC (dostępny także w MARC/BN) dzięki czemu jest możliwe bieżące wykorzystywanie tej klasyfikacji, a w przypadku pojawienia się kolejnych, zmienionych wydań, także jej automatyczną aktualizację w systemie wraz ze wszystkimi powiązaniami.